Ponekad se zasigurno zapitate što se dogodilo sa sastancima koji su protekli jako dobro ali nisu urodili nikakvim plodom. Zašto još uvijek postoje oni loši i neuspješni sastanci s obzirom na to što sve znamo? Naime, loši sastanci troše našu energiju, najdragocjeniji resurs koji posjedujemo, kao i vrijeme i novac.

Što je dakle problem?

Na temelju različitih istraživanja provedenih posljednjih desetljeća upoznati smo s tim što je nužno za dobar sastanak. Svaki uspješan sastanak počinje i završava na vrijeme, a problem se javlja kada sastanci kasne, previše ljudi je prisutno ili pak nisu prisutni pravi ljudi koji bi pomogli u donošenju dobrih odluka. Zašto su sastanci danas najgori ikada, dosadni i isprazni?

Odgovor je jednostavan: ljudi ne uzimaju dovoljno vremena kako bi ih isplanirali. Voditelji dogovaraju sastanke, međutim ne planiraju vrijeme koje će se provesti na istima, a ne planiranjem sastanka povećava se vjerojatnost njihovog neuspjeha.

Prema tome, ponekad planiranje sastanka može biti znatno važnije od samog sastanka.
Kada uzmete vremena da isplanirate sastanak tada zapravo promišljate o njegovoj svrsi kao i tome tko bi trebao sudjelovati.

Ovdje je samo nekoliko pitanja koje biste si trebali postaviti dok planirate sastanak:

  • Što je svrha sastanka?
  • Tko bi trebao sudjelovati?
  • Postoji li nekakva priprema koju drugi trebaju napraviti prije samog sastanka?
  • Ako da, hoćete li ih o tome obavijestiti?
  • Je li riječ o redovnom tjednom ili mjesečnom sastanku?
  • Ako jest, trebate li ponovo promisliti o vrsti sastanka, njegovoj svrsi i željenim ishodima sastanka?

Kako s vremenom postanete uspješniji u planiranju sastanaka, uvidjet ćete da vam sastanci nisu ni potrebni. Ili ćete uvidjeti da određene teme možete razdvojiti u kraće sastanke čime čuvate i bolje organizirate vaše dragocjeno vrijeme.
Prema tome, provodeći vrijeme planirajući pomaže vam da preciznije odredite što morate učiniti kako biste postigli željeni rezultat.