Kako pripremiti tiskovnu konferenciju

S obzirom na to da su “pressice” danas sveprisutne i sazivaju se iz svih mogućih razloga, postoje oni koji smatraju kako to i nije neki organizacijski izazov. No, svaka osoba koja se bavi njihovom organizacijom reći će vam kako kvalitetna priprema (i provedba) mogu bitno utjecati na vašu kampanju odnosno poruku koje želite prenijeti. Također, isti takvi profesionalci razlog su što većina tiskovnih koje možemo vidjeti izgleda jednostavno. U čemu je “kvaka”?

Opet, u pripremi, ali i u predviđanju te poprilično radikalnoj posvećenosti detaljima. Dakle, želite/trebate organizirati događaj za medije i od kuda krenuti?

Prvo, dobro razmislite je li vaš sadržaj kojeg želite predstaviti kroz ovakav događaj dovoljno značajan da privuče adekvatnu pozornost medija i javnosti. Kako bi ova procjena bila objektivna, nije naodmet angažirati vanjskog (objektivnog) suradnika ili barem zatražiti mišljenje. Nepoželjan efekt slabog odaziva ili medijskog praćenja može biti itekako veći od toga da ne održite tiskovnu. Vašu poruku i sadržaj uvijek možete “pogurati” i na drugačije, možda manje klasične, načine. No, to je već i zasebna tema koja može doći na red kasnije.

Dakle, procjenu ste napravili i odlučili da je tiskovna konferencija ono što vam treba. Odlično! Sad dolazi ranije spomenuti čarobni dio - pripreme i detalji. Evo checkliste:

1. Formirajte ključne poruke

   1. Neke stvari možete djelomično komunicirati da si ostavite prostora za održavanje kontinuiteta, ali i ostavljanje prostora za eventualne promjene

2. Odredite govornike i moderatora

3. Odaberite lokaciju i vrijeme

   1. Ako je riječ o otvorenom prostoru, poradite i na pričuvnom planu u slučaju lošeg vremena

4. Razradite scenarij odnosno satnicu

   1. Idealno je razraditi svaku minutu

5. Pripremite ažurirani i ciljani popis medija koje želite zvati

   1. Novinari mijenjaju profesije ili poslodavce pa je dobro biti siguran da šaljete pozive na pravo mjesto
   2. Primarno se fokusirajte na medije ili novinare kojima je glavno područje ono o čemu je vaša poruka/događaj (sport, poljoprivreda, znanost, politika...)

6. Pronađite suradnike za tehničku podršku

   1. zvuk, rasvjeta, možda specijalni efekti

7. Napravite vizualni identitet događaja i materijala

8. Okupite tim „u sjeni“

   1. Ovaj dio može biti pravi deal breaker i važno je imati sposobnu ekipu iza pozornice
   2. Oni vode računa o gotovo svim stvarima s ovog popisa, ali i o medijima, press kitu

9. Razmislite koja vrsta gastronomske dimenzije vam je potrebna

   1. Trebate li domjenak nakon događaja?

10. Imajte barem jednu (generalnu) probu cijelog događaja

Ovih 10 točaka trebalo bi pokriti sve glavne koje trebate imati na umu dok pripremate tiskovnu. No, kao i na samom događaju, i ovdje očekujte nepredvidive stvari zbog kojih ćete morati improvizirati i mijenjati planove.