Zašto većina ljudi ne rješava prioritete?

U posljednje vrijeme mnogo se raspravljalo o važnosti ‘to-do’ liste. Kritičari potiču na prestanak korištenja jednog od najosnovnijeg i najpoznatijeg alata za povećanje produktivnosti, sugerirajući da “ultra-produktivni” ljudi jednostavno koriste svoje kalendare, da je Eisenhower Matrix metoda sastavljanja prioriteta i obveza bolja od tradicionalnog popisa te da je važnije napraviti popis onoga što nećete učiniti nego što morate učiniti.

Unatoč kritikama mnogi od nas koriste upravo ‘to-do’ liste, a nove aplikacije za sastavljanje popisa obveza i dalje se pojavljuju iako su postojale i desetljećima prije. Naime, veliki broj aplikacija podržavaju argumente kritičara, što sugerira da još uvijek ne postoji niti jedna aplikacija ili nekoliko njih za koje ljudi misle da dobro rade, jer da postoje ljudi ne bi i dalje pokušavali osmisliti novu aplikaciju s tom svrhom.

Zašto ljudi i dalje ne koriste ‘to-do’ listu?

Ljudi koji su vrlo zaposleni neće iznova raditi stvari koje im ne pružaju zadovoljstvo, a ‘to-do’ listama često ne ispunjavaju ono željeno. Zapravo, ‘to-do’ liste ne osiguravaju dovoljno zadovoljstva koje bi ispunilo njihova očekivanja. Ljudi očekuju kako će si uz pomoć toga osigurati da izvrše svoje prioritete, no to nije uvijek tako.

‘To-do’ liste su dobre za dvije stvari:

• obuhvaćanje svih obveze koje imate na jedno mjesto
• razvrstavanje i organiziranje zadataka na način koji će vam olakšati odrađivanje svakog sljedećeg zadatka

Tamo gdje se ‘to-do’ liste ne pokazuju kao dobre i korisne, kalendari mogu biti korisniji i to je razlog zašto ljudi prestaju koristiti ‘to-do’ liste kao način organiziranja svog vremena, a koriste kalendare. Međutim, ni taj pristup nema toliko smisla, jer i kalendari također ponekad budu spori i neučinkoviti posebno u područjima u kojima su ‘to-do’ liste korisne.

Stoga, umjesto da odaberete samo jedan način povećanja produktivnosti, koristite ih zajedno. U tandemu, oni mogu učiniti ono što nitko ne može učiniti sam: može vam garantirati da ćete izvršiti sve svoje obveze u pravo vrijeme.

Evo i kako ih koristiti zajedno:

• Unesite sve zadatke u svoju listu te im dodijelite određenu razinu prioriteta
• Složite vaš popis obveza ovisno o razini prioriteta
• Prije početka svako dana, proučite svoj popis obveza i rasporedite stavke od visoke do srednje razine prioriteta.
• Odredite tri najvažnije obveze tog dana
• Pregledajte svoj raspored kako biste utvrdili možete li ostvariti svoje glavne prioritete. Budite spremni prilagođavati svoju listu ako za to bude potrebe

Ovi koraci funkcioniraju samo ako stvorite realan raspored. Budite realni u određivanju svojih dnevnih zadataka ovisno o vremenu kojim raspolažete. Definirajte svoj vrijeme za pauzu, provjeravanje e-pošte, ručak i rješavanje nekih neočekivanih zahtjeva. Ako svoje vrijeme dobro rasporedite i temeljem toga kreirate kalendar, možete očekivati čak 13 posto učinkovitije izvršavanje obveza.

Stoga, zajedno upotrijebite ‘to do’ listu i kalendar kako biste povećali šansu izvršavanja svojih prioriteta i tako povećali svoje zadovoljstvo.