Vrlo lako je postati defanzivan i uzvratiti udarac kada vas iznenadi neki neugodan komentar na sastanku. Iskoritite ove korake kako bi zadržali dostojanstvo i integritet.

Kada krenete voditi, jednog dana neizbježno ćete dobiti povratne informacije koje govore da niste u pravu. Možete dobiti takve povratne informacije često zapravo. Vaša ideja ne valja, ne sviđa nam se kako se ponašate prema nama, propasti ćete ako nastavite ovako.

Ta povratna informacija možda nije uvijek ispravna ili pravedna. Kada krenete voditi, negativne povratne informacije dio su posla. Ali, znajući da će doći do nereda na tom putu, takav feedback nije lakši za slušanje.

Kad dobijete snažne negativne povratne informacije na sastanku, čini se da ste napadnuti. Iako je malo vjerojatno da ste u bilo kakvoj fizičkoj opasnosti, vaš živčani sustav djeluje poput vas. Registrira prijetnju i vaši instinkti za borbom ili bijegom počinju preuzimati.

Ako krenete sa svojim instinktima, isključit ćete razgovor (potez tiranina), napasti glasnika (potez nasilnika) ili odbaciti i zanemariti povratne informacije (potez noja). To nije vođa kakav želite biti.

Pa, kako možete ostati u vrlo zahtjevnim razgovorima i također u cjelini sa svojim vrijednostima? Kako se držite poteza prosvjetljenog vođe?

Evo četiri koraka koja možete slijediti kako biste povratili ravnotežu i odgovorili milošću.

 

  1. Stvorite vrijeme za razmišljanje.

Trebate stvoriti nekoliko trenutaka da se sakupite. Da biste to učinili, potražite savjet iz špijunskih filmova i stvorite diverziju. Baci olovku i dok posegnete da je podignete, skrenite pogled i udahnite.

U internetskoj panel diskusiji kojoj sam bio domaćin prošlog mjeseca, dr. Sc. Jo Ilfeld, rekla je da treneri vođe “pijuckaju, a zatim piju juhu”. Dr. Ilfeld je izvršni direktor Incite to Leadership i profesor voditeljske inteligencije u državi Sonoma. “Na taj način učite djecu da smire dah”, nastavila je, “i to sjajno djeluje na nas odrasle kad se osjećamo napadnuto.”

Brzi udisaj koji slijedi usredotočen, dug izdah pomaže vam očistiti glavu. Kad izdahnete čak i samo nekoliko sekundi duže nego što udišete, to počinje aktivirati vaš parasimpatički živčani sustav (opuštenost, stanje probavljanja) i opustiti vaš simpatički živčani sustav (ta borba, bijeg, stanje smrzavanja).

 

  1. Zamislite da riječi padaju između vas.

Nakon što ste stvorili taj prostor za razmišljanje, dr. Ilfeld savjetuje klijentima da promijene svoju perspektivu. Umjesto da mislite da sve te negativne povratne informacije dolaze izravno kod vas (aargh! Opasnost!), Zamislite umjesto toga da se riječi slijevaju između vas.

Kad to pustite da padne između vas, sada imate ovaj feedback vani možete ga zajedno pogledati.

 

  1. Odgovorite puni znatiželje

Sada sa feedbackom između sebe, možete početi postavljati pitanja. Neki se voditelji brinu da tražeći više informacija, potvrđuju povratne informacije i time ih čine istinitima.

Ali to što tražite informacije ne znači da se slažete sa onim što ste čuli. Na primjer, možete reći: “Jao, ok. Čujem da osjećate xyz. Želim to bolje razumjeti. Možete li mi reći više o tomekako je došlo do toga?”

Ovakav odgovor govori drugoj osobi da ste ih čuli, pa će lakše tolerirati vaše pitanje. Vjerojatno je da se i oni bave snažnim emocijama (što je često signal da se nešto dublje događa) i vaša znatiželja vam pomaže otkriti zašto se tako osjećaju i što žele postići tom kritikom.

  1. Odbacite svoje pretpostavke.

Nakon što ste iz te početne reakcije prešli u razgovor, Nancy Settle-Murphy rekla je da je presudno odbaciti vaše pretpostavke. Gospođa Settle-Murphy je izvršna direktorica Guidede Insights-a i bila je stručnjakinja za međukulturalnu komunikaciju na našem panelu. “Često kad istražite ono što jesu, shvatite da možda imate loše informacije ili jednostavno pogrešno razumijete jedno drugo”, kaže ona.

U svom radu smatram da ovaj podsjetnik posebno pomaže prije nego što odgovorim na zahtjevnu e-poštu. Iako osoba koja dijeli  kritične povratne informacije fizički nije u blizini, i dalje osjećam kako mi se javlja simpatičan živčani sustav i počinjem stvarati svakakve priče u svojoj glavi “o toj prijetnji”.

Kada je riječ o negativnim povratnim informacijama putem e-pošte, možete se udaljiti od računala i proći kroz smirujući i perspektivni proces u kratkoj šetnji prije nego što osmislite odgovor.

To dovodi i do krajnjeg savjeta za te razgovore unutar osobe. Ako ustanovite da ste pijuckali i ispijali tu juhu, a još uvijek niste spremni odgovoriti na način na koji ćete kasnije biti ponosni, prošetajte.

Prije nego što se maknete, potvrdite da ćete se vratiti na problem

Recite drugoj osobi “Wow, to je teško. Želim razgovarati o tome više, ali trebat će mi trenutak da uđem u taj “mindset” da zaista čujem što govorite. Možemo li se odmoriti i doći natrag na ovo? ” Zatim odredite vrijeme i vratite se sa svojom perspektivom, radoznalošću i svojim najboljim liderom koji je spreman za angažman.