U razgovoru s polaznicima i kolegama, često se nametne pitanje organizacije posla...

Nekima se čini da je moje dvanaest do šesnaestsatno radno vrijeme zaista pretjerano i da ne znam organizirati svoje obveze. Međutim, zaista uživam u većini poslovnih aktivnosti koje obavljam tako da nemam osjećaj gubitka vremena. Isto tako, relativno sam brza u obavljanju manje važnih zadataka pa mi ostaje puno vremena za one važne. Također, prilično sam dosljedna u kvalitetnom obavljanju svakodnevnih aktivnosti. Kada zbrojite sve te sate dosljednog rada, rezultat obično ne može izostati. No, to je samo moje mišljenje i iskustvo. Činjenica je da su danas potrebne određene vještine i stav prema poslu kako bismo ispunili sve obveze unutar ograničenog vremena.

U ne tako davnoj prošlosti, svi poslovi su bili jasni, vremenski određeni i očigledni sami po sebi. Trebalo je raditi u vrtu, upravljati strojem, pomusti kravu, napraviti cipele i slično. Međutim, u današnje vrijeme veliki broj naših poslova nema jasan početak i kraj. Osim toga, stalne promjene nas tjeraju na prilagodbu i pripremu, a najgore je što nikada u potpunosti ne možemo biti spremni za nešto novo što dolazi, što još nismo isprobali. To je jedna vrsta testa na koju se ljudi moraju naviknuti. Na radionicama u različitim tvrtkama i programu usavršavanja Poslovnog učilišta Filaks, često pitam polaznike koji stil upravljanja više cijene, demokratski ili autokratski. Kao što je poznato, kod demokratskog stila sudionici su uključeni u proces donošenja odluka, za razliku od autokratskog stila, gdje menadžer u rukama ima svu vlast i sve odluke donosi samostalno i ima neograničenu moć u odlučivanju. Logično bi bilo da čujemo odgovor da je demokratski stil poželjnji, no sve veći broj ljudi odgovara da priželjkuje šefa autokratskog stila vođenja koji će točno reći što treba raditi, kada treba raditi i na koji način treba raditi. To dovodi do apsurdne situacije, jer toliko govorimo o timskom radu, sinergiji, međuljudskim odnosima, umrežavanju, delegiranju, odnosima s nadređenima i slično. Čovjek bi pomislio da su ljudi izgubili samopouzdanje i da imaju strah od nepoznatog te se bolje osjećaju u poznatom, strogo kontroliranom okruženju kojeg je nemetnuo netko drugi. Ako uzmemo u obzir organizaciju vremena i taj osjećaj, onda možemo zaključiti da ljudi često pomisle da nemaju sudbinu u svojim rukama pa često idu uhodanim stazama, prema već provjerenim pravilima i procedurama. Međutim, ukoliko stalno radimo što smo već radili ili što je osmislio netko prije nas, ne možemo očekivati da se dogodi značajnija promjena. Dakle, svijet oko nas ubrzano se mijenja, ali ljudi vole ostati isti.

Nedovršeni poslovi, neispunjeni planovi i neriješeni problemi stvaraju osjećaj nezadovoljstva i utječu na pojavu stresa. David Allen je to objasnio na ovaj način: "Sve što ne pripada tamo gdje jest, predstavlja 'otvorenu petlju' koja odvlači našu pozornost". Sigurno niste ni svjesni koliko nedovršenih poslova vas stvarno muči i kolika je razina stresa od odgovornosti da započete poslove završite, riješite ili promijenite.

Razmislite koje aktivnosti morate obaviti i koje od njih su zaista važne za vaš posao i život. Stručnjaci tvrde da postoje samo 3 kategorije: smeće, inkubacija i referenca. Prema Allenu, sve što nema vrijednost niti potencijalnu buduću akciju treba odbaciti. Ako se pomiješaju nevažni poslovi s važnima, to je sigurno prilka za kaos. Inkubacija je potrebna za one stvari koje bismo možda jednom željeli obaviti ali za sada niste spremni. Ukoliko je riječ o nekim budućim projektima, morat ćete pronaći način za arhiviranje takvih važnih stvari. Međutim, treba izbjeći zamku da većinu "smeća" prebacite u "inkubaciju". Reference su oni dokumenti, projekti ili informacije koji imaju  neku realnu vrijednost, ali ne zahtijevaju od vas određenu aktivnost. Njih biste trebali arhivirati i odložiti u posebnu mapu i ne baviti se njima svakodnevno. Smisao reference je da je možete lako pronaći kada vam je potrebna, a u svakodnevnom radu možete misliti na aktualne situacije. Ako u „referencama“ završi „smeće“, onda smo opet na početku loše organizacije. Naravno, kako biste u ovome uspjeli, prvi korak je da na papir zapišete sve aktivnosti koje morate napraviti u budućem razdoblju. Pisati na papir je prvi korak prema izbacivanju nepotrebnih informacija iz uma. Popis treba pregledavati onoliko puta koliko je potrebno da vas ta informacija prestane opterećivati i stajati vam „iznad glave“ kao obveza. Kada odlučite kako ćete, kada ćete i što ćete odraditi, radne aktivnosti mogu postati puno jasnije. Kako se često suočavamo u praksi, većina ljudi bi htjela da ih netko organizira, da pronađu 5 čudesnih koraka do bolje organizacije vremena. Iako bi bilo lijepo uploviti u neku bajku, moramo se vratiti u stvarnost i shvatiti da su organizacija i upravljanje vremenom stvar zdravog razuma i pažljivog planiranja. Naravno, to vrijedi samo za one koji su spremni time se baviti i žele promjenu. Za one koji to ne žele, uvijek mogu potražiti onog "autokratskog" šefa.

Definirajte svoja pravila, jer samo jednostavna, jasna svrha i principi uzrokuju složeno i inteligentno ponašanje, dok složena pravila i propisi uzrokuju jednostavno i glupo ponašanje (D.Hock).

Mr.sc. Elvira Mlivić Budeš je direktorica tvrtke Filaks i voditeljica programa Poslovnog učilišta Filaks