O osobnoj produktivnosti i ono što neke ljude čini produktivnijima od drugih možemo učiti i čitati svakodnevno. Istraživanje koje je prošle godine proveo Harvard Business School u svrhu procjenjivanja vlastite produktivnosti – produktivnost je definiralo kao svakodnevne navike ljudi te se fokusiralo na sedam navika. Navike podrazumijevaju  razvijanje dnevnih rutina, planiranje rasporeda, snalaženje s porukama, obavljanje većeg obujma posla, vođenje učinkovitih sastanaka, poboljšanje komunikacijskih vještina te na kraju delegiranje zadataka drugima.

Unatoč ograničenjima koje je istraživanje imalo rezultati su ipak dali koristan uvid u važnost produktivnih navika i izazova s kojima se suočavaju profesionalci.

Tu su se izdvojila tri općenita uzorka: prvo, prekovremeni rad ne znači nužno i veću osobnu produktivnost. Ključ za ostvarenje većeg broja vaših prioriteta svakog dana je raditi pametnije, a ne duže. Drugo, staž i dob bili su u visokoj korelaciji s osobnom produktivnošću – naime, stariji zaposlenici (godištem i stažom) bilježili su više ocjene u produktivnosti od njihovih mlađih kolega. Treće, ukupni rezultati produktivnosti muških i ženskih stručnjaka bili su gotovo isti, međutim postojale su razlike između spolova u određenim navikama koje promiču osobnu produktivnost.

Također, otkrili su kako su stručnjaci s najvišim rezultatima produktivnosti imali tendenciju da dobro uklope slične navike. Svoj su rad planirali na temelju prioriteta i djelovali su prema tome kako bi ostvarili određeni cilj. Razvijali su učinkovite tehnike za upravljanjem velikim brojem informacija i zadataka te su imali razumijevanja za svoje kolege organizirajući kratke sastanke, davajući jasne naputke i ostvarujući odgovornu komunikaciju.

Stoga, ako želite biti produktivniji trebali biste razviti nekolicinu točno određenih navika.

Kao prvo, planirajte svoj rad ovisno o vašim prioritetima i tada djelujte s određenim ciljem.

  • Večer prije pregledajte svoj dnevni raspored kako biste mogli naglasiti svoje prioritete. Pored svake obveze u kalendaru zabilježite i svoje ciljeve.
  • Pošaljite unaprijed detaljni plan svim sudionicima prije svakog sastanka
  • Kada ulazite u veće projekte skicirajte si preliminarne zaključke što je prije moguće
  • Prije čitanja bilo kojeg dužeg štiva odredite koja je njegova svrha
  • Prije pisanja nečeg dužeg, sastavite nacrt logičkim redoslijedom koji će pomoći da vaše pisanje ostane na pravom putu.

Drugo, razvijte učinkovite tehnike za  upravljanjem većom količinom informacija i zadataka.

  • Odredite svakodnevne obveze, kao što je odjevna kombinacija za posao ili ručak koji ćete ponijeti i tako stvorite rutinu kako ne biste trošili vrijeme na razmišljanje o njima
  • Ostavite vrijeme u svom dnevnom rasporedu za rješavanje hitnih slučajeva i neplaniranih događaja
  • Provjeravajte svoje mobilne uređaje nekoliko puta u satu, a ne svako nekoliko minuta
  • Dajte drugima posao koji ne pridonosi vašim prioritetima
  • Velike projekte podijelite na manje cjeline i nakon svake riješene cjeline dajte si nagradu

Treće, razumite potrebe vaših kolega za jasnim uputama, kratkim sastancima i jasnom komunikacijom.

  • Ograničite vrijeme bilo kojeg sastanka na 90 minuta, a po mogućnosti i manje. Završite svaki sastanak navodeći sljedeće korake i odgovornosti koje ih očekuju.
  • Odmah odgovorite na poruke ljudi koji su vam važni
  • Kako biste privukli pažnju svojih kolega recite sve u tek nekoliko natuknica nego da čitate veliki broj stranica pripremljenog teksta
  • Uspostavite jasne ciljeve i metrike uspjeha za bilo koji timski rad
  • Da biste poboljšali performanse svog tima, definirajte određene procedure kako biste smanjili mogućnost pogreške svojih zaposlenika.