Planiranje?

„Treba li to meni? Zaista, smatram da pamtim sve što trebam napraviti te da mi je snalažljivost urođena jer uvijek svaki projekt dovršim na vrijeme.“

Ova misao opisuje moja razmišljanja i odnosi se na dnevne aktivnosti. Protekle 3 godine nisam shvaćao da je ovakav način organizacije vremena loš te zašto je potrebno planirati sve aktivnosti kojima se bavim privatno i poslovno. Nekoliko projekata na kojima sudjelujem rezultirao je povećanjem broja obaveza koje su se postepeno počele gomilati. Uočio sam da spavam sve manje a radim sve više i prestajem trenirati onoliko koliko bih želio te na kraju sve zadatke ne dovršim u željenom roku. Razmišljajući sam shvatio da je vrijeme da napravim plan svojih aktivnosti te  organiziram kako uskladiti studij, trening, posao, zdravlje i učenje.

Preporuku za odličan model organizacije vremena dobio sam od Ljupka Kontešića koji me upoznao sa matricom organizacije vremena koju predstavlja Stephen Covey u svojoj knjizi: The seven habits of highly effective people. Covey dijeli zadatke prema važnosti i hitnosti, konstruirajući tako matricu s 4 kvadranta. Prije no što počnemo razvrstavati zadatke po kvadrantima trebamo odrediti što je za nas hitno, a što važno. Matrica teorijski izgleda ovako:

1.kvadrant–HITNO i VAŽNO

Aktivnosti i zadaci iz ovog kvadranta zahtijevaju vašu trenutnu pažnju jer ako se ne pozabavite njima, poslovanje bi vam moglo doći u opasnost. Ovdje uvrštavamo aktivnosti kojima se bliži rok, neplanirani i neodgodivi sastanci te krizne situacije.

Primjer zadatka/obveze iz ovog polja bila bi priprema predavanja do 3 sata ujutro, a koje trebaš održati idući dan u 9 sati (shvaćate zašto mi je bila potrebna organizacija vremena).

2.kvadrant–NIJE HITNO ali je VAŽNO

Karakteristika ovog kvadranta jest dugoročnost. Ovdje biste trebali stavljati zadatke koji će vam pomoći u ostvarivanju dugoročnih ciljeva. Na primjer ako želite biti zdravi, u ovaj kvadrant biste upisali: “pojedi 5 obroka dnevno.” Zanemarivanje ovog kvadranta bi srednjoročno moglo dovesti do povećanja obveza iz kvadrantu broj 1, koje ćemo onda biti prisiljeni rješavati, a mogli smo ih ublažiti. Rezultati zadataka koje stavimo u ovaj kvadrant nisu odmah vidljivi te ne dopustite da vas to obeshrabri.

3.kvadrant–HITNO i NEVAŽNO

U ovom kvadrantu pronaći ćemo operativne zadatke koje obavljate svakodnevno, a uključuju slanje emailova, zvanje klijenata, priprema izvješća, administrativni poslovi,… Preporuka je delegirati ove zadatke u što većoj mjeri jer njihovim izvršenjem pridonosimo ostvarivanju tuđih ciljeva, odnosno to su zadaci koje izvršavamo kako bismo osigurali rast poslovanja tvrtke. Kvadrante 2 i 3 možemo promatrati kao klackalicu između osobnog razvoja (kvadrant 2) i razvoja organizacije (kvadrant 3). Pitanje koje se postavlja je: ulažemo li previše vremena u razvoj organizacije, pritom zanemarujući osobni razvoj?

4.kvadrant–NIJE HITNO i NEVAŽNO

Aktivnosti iz ovog kvadranta trebali biste smanjiti što je više moguće kako biste povećali svoju radnu efikasnost. Ako ne stižete obaviti sve zadatke koje ste si zadali u danu, a znate sve aktualne vijesti (bitne i nebitne) iz zemlje i svijeta, vrlo vjerojatno trošite velik dio vremena na ovaj kvadrant.

Svaki zadatak, nevezano u kojem se kvadrantu nalazi, iziskuje određeno vrijeme provedbe te bi mjerenje “koliko vam je trebalo da ga izvršite” pomoglo prilikom budućeg planiranja. Rješenje koje je besplatno, a može vam pomoći zove se “Toggle Time Tracker, a pronaći ga možete među Google Chrome ekstenzijama.

Ovakav model planiranja vremena u kombinaciji s aplikacijom Trello, koju Kristijan Marić podrobnije opisuje, pomaže mi obavljati trenutne zadatke puno efikasnije te ponovno počinjem imati vremena za sve.

Svatko od nas na raspolaganju ima jednakih 24 sata dnevno, pitanje je kako ih koristimo.